Prinzipien bei der Integration von Prozessen

Das erste Prinzip lautet: Nur geprüfte Prozesse werden implementiert!

Der Grund dafür ist einfach. Fehler werden immer teurer, je später sie bemerkt werden. Wenn ein ungeprüfter Prozess in die Software eingebunden wurde und sich als fehlerhaft herausstellt, zahlen Sie doppelt: Einerseits zahlen Sie die Kosten durch den eigentlichen Prozessfehler. Sie müssen ggfs. Dinge rückgängig machen oder mehrfach bearbeiten. Andererseits müssen die Fehler korrigiert werden, die bereits implementiert wurden. Dann fallen Aufwände für Neuprogrammierung und ggfs. Schulung der Mitarbeiter an. Je nach Auswirkungen des Fehlers, entstehen hohe Kosten, die bei geprüften Prozessen nicht entstehen.

Das zweite Prinzip lautet: Die Software muss sich der Organisation anpassen und nicht umgekehrt.

Viele Unternehmen kaufen Software, weil diese schon Prozesse vorgibt. Dabei ist die Hoffnung, dass man im Unternehmen fehlende Prozesse einfach durch die neue Software einkauft und damit ein bestehendes Problem löst. Tatsächlich ist dieses Vorgehen bedenklich. Kein Softwareentwickler kennt Ihre Organisation so gut, dass er auch die notwendigen Ressourcen berücksichtigt. Wenn dann ein Prozess vorliegt, für den die Mitarbeiter fehlen oder die Ausbildung nicht passt, wird es problematisch. Außerdem entwickelt ein Unternehmen mit der Zeit immer bessere Vorgehensweisen, die in der Software implementiert werden müssen. Wer einfach eine Vorgabe übernimmt, verhindert ggfs. sogar, dass sinnvolle Innovationen überhaupt erst entstehen.

Das dritte Prinzip lautet: Ein organisatorisches Problem lässt sich nur das Änderung der Organisation lösen.

Software löst keine Organisationsprobleme. Wenn Sie also grundsätzliche Schwächen im Betrieb haben, dann sollten Sie nicht auf Software setzen. Stattdessen hilft meist eine grundlegende Analyse und dann ggfs. das Ändern und Testen von Prozessen. Die Anpassung der Software findet am Ende dieses Ablaufs statt.

Verkaufen ohne echte Stars?

Viele Unternehmer, die ein Maklerbüro betreiben, haben keine Ahnung, wie genau Ihr Einkäufer arbeitet und was er dem Interessenten im Gespräch erzählt. Sehr oft gibt es einen Star in der Vertriebsmannschaft oder, was am schlimmsten ist, der Chef selbst ist dieser Stern am Einkäuferhimmel. Hierdurch entstehen Abhängigkeiten von einzelnen Personen. Fallen diese aus oder verlassen das Unternehmen gibt es einen starken Einbruch.

Wie aber, kann man das verhindern? Ganz einfach, in dem Sie ein klares System schaffen, ihren Vertrieb hierauf einschwören und nachhalten, dass ihre Systematik konsequent umgesetzt wird. Schaffen Sie einen klaren Ablauf, wie der Einkauf funktionieren soll. Wie viele Termine soll es geben, zwischen Erstkontakt und Vertragsabschluss? Sollen diese Termine beim Interessenten oder im Büro stattfinden. Was benötige ich im Termin selbst? Gibt es Utensilien, die ich mitführen sollte, (z.B. einen Kompass, damit der Interessent ihnen keine Nordterrasse für Süden verkaufen kann). Was muss im Gespräch zur Sprache kommen? Was muss der Interessent über uns wissen? Erarbeiten Sie für jede schriftliche Kommunikation Vorlagen. So stellen sie sicher, dass z.B. Terminbestätigungen in Rechtschreibung und Grammatik ordentlich das Unternehmen verlassen und alle notwendigen Angaben im Text enthalten sind. Legen Sie Checklisten an, was zum Beispiel die Aktenmappe enthalten muss, die ihr Vertrieb mit zum Kunden nimmt. Dann kommt es nicht mehr vor, dass Imagebroschüren und Visitenkarten im Büro vergessen werden. Erarbeiten Sie eine Präsentation zu Ihrem Unternehmen und ihrer Vorgehensweise. Beschreiben sie genau, wie sie grundsätzlich Immobilien vermarkten und was sie dem Interessenten alles zu bieten haben. Eine solche Präsentation kann über einen Laptop oder in Papierform erfolgen. Entwickeln Sie einen Gesprächsleitfaden oder eine Sammlung von Fragen, Argumenten und Einwänden(die stets gepflegt werden sollte) die typischerweise in Akquisegesprächen aufkommen und arbeiten sie Antworten aus, wie auf diese zu reagiert ist. So ist die Einarbeitung von neuen Kollegen problemlos möglich und sie stellen sicher, dass ihr Unternehmen nach außen in ihrem Sinn vertreten wird.